Οργάνωση με βάση Πρότυπα Συστήματα Διαχείρισης

Η άρτια εσωτερική Οργάνωση μιας σύγχρονης Επιχείρησης ή Οργανισμού αποτελεί ένα από τα βασικότερα βήματα στην πορεία της για την επίτευξη των Στόχων της και την κατάκτηση του Οράματός της. Με άλλα λόγια, προκειμένου ένας Οργανισμός να είναι πραγματικά αποτελεσματικός και αποδοτικός, θα πρέπει να διαχειρίζεται «τον τρόπο με τον οποίο κάνει τη δουλειά του» μέσω ενός Συστήματος. Αυτό διασφαλίζει ότι τίποτε σημαντικό δεν παραλείπεται και ότι είναι ξεκάθαρο τι κάνει ο καθένας, πότε, πώς, γιατί και με ποιο μέσο.

Αυτό το εσωτερικό «Σύστημα Οργάνωσης» συχνά απαιτείται να ευθυγραμμίζεται με τις απαιτήσεις και προδιαγραφές Διεθνών Προτύπων, που προσφέρουν τυποποίηση λειτουργιών, αντικειμενικά πιστοποιήσιμη ικανότητα διάθεσης προϊόντων και παροχής υπηρεσιών και διεθνή αναγνώριση από πελάτες, προμηθευτές και αγορά. Επιπλέον, με αυτόν τον τρόπο οι εταιρείες διασφαλίζουν τη συμμόρφωσή τους με την εθνική και κοινοτική νομοθεσία.

Η εταιρεία μας στην πολύχρονη διαδρομή της μέχρι σήμερα έχει υποστηρίξει εκατοντάδες εταιρείες και Οργανισμούς του Ιδιωτικού και Δημόσιου Τομέα στη διαδρομή τους προς το σχεδιασμό, εγκατάσταση και εν τέλει πιστοποίηση ενός Συστήματος Οργάνωσης με βάση κάποιο ή κάποια Διεθνή ή Εθνικά Πρότυπα.

Συγκεκριμένα, η AQS δραστηριοποιείται στο σχεδιασμό και εγκατάσταση Συστημάτων Εσωτερικής Οργάνωσης με βάση ενδεικτικά τα ακόλουθα Πρότυπα:

ISO 9001 – Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας

ISO 14001 – Σύστημα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης

ISO 27001 – Σύστημα Ασφαλούς Διαχείρισης Πληροφοριών

ISO 27701 – Η σύνδεση του ISO 27001 με το Γενικό Κανονισμό για τα Προσωπικά Δεδομένα (GDPR)

ISO 22301 – Σύστημα Επιχειρησιακής Συνέχεια

ISO 31000 – Διαχείριση Επικινδυνότητας

ISO 22000 (HACCP) – Σύστημα Διαχείρισης της Ασφάλειας Τροφίμων - Ανάλυση Κίνδυνων και Κρίσιμα Σημεία Ελέγχου (HACCP)

ISO 13485 – Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας - Προϊόντα για Ιατρική Χρήση

ISO 39001 – Σύστημα για την Οδική Ασφάλεια

ISO 45001 – Σύστημα Διαχείρισης της Υγείας και της Ασφάλειας στην Εργασία

ISO 17025 – Σύστημα Διαχείρισης για Εργαστήρια Δοκιμών και Διακριβώσεων

ISO 17021– Σύστημα Διαχείρισης για Φορείς Πιστοποίησης Συστημάτων και Ελέγχου

ISO 17065 – Σύστημα Διαχείρισης για Φορείς Πιστοποίησης Προϊόντων

ISO 50001 - Σύστημα Διαχείρισης Ενέργειας

ΕΛΟΤ 1435 – Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας Οργανισμών για την Υλοποίηση Έργων Δημοσίου Χαρακτήρα

ISO 20121 – Σύστημα Διαχείρισης Βιωσιμότητας στη Διαχείριση Εκδηλώσεων

ISO 29990 – Σύστημα Διαχείρισης Εκπαίδευσης

ΚΠΑ (CAF) - Κοινό Πλαίσιο Αξιολόγησης  - Common Assessment Framework

EFQM - Μοντέλο Επιχειρηματικής Αριστείας

Νομοκανονιστικά Πρότυπα και Οδηγοί

Η καινοτόμα μεθοδολογία που εφαρμόζει η AQS βασίζεται στα παρακάτω συγκριτικά πλεονεκτήματα:

1. Προστιθέμενη Αξία στην Αποτύπωση Διεργασιών

Η εμπειρία των στελεχών της AQS εγγυάται την πλήρη αποτύπωση των Διεργασιών της επιχείρησης δίνοντας όμως έμφαση σε λιτές και απλές δομές, οι οποίες βελτιώνουν σημαντικά την παραγωγικότητα των εμπλεκόμενων στελεχών και την αποδοτικότητα της κάθε Διεργασίας και τη μετατρέπουν σε πραγματικό «εργαλείο» για το προσωπικό της επιχείρησης.

Στόχος είναι όχι μόνο να αποτυπωθούν με πληρότητα οι τρέχουσες Διεργασίες, αλλά και να βελτιωθούν – απλοποιηθούν όπου είναι εφικτό. Κατά την καταγραφή των Διεργασιών λαμβάνονται υπ’ όψιν τα εξής:

α) Κατάργηση φάσεων χωρίς προστιθέμενη αξία

β) Μείωση τεκμηρίωσης, όπου δεν είναι απαραίτητη ή/και αναγκαία

γ) Αντικατάσταση φυσικών αρχείων από ηλεκτρονικά εργαλεία και εφαρμογές

Η κάθε Διεργασία αναλύεται στα δομικά της στοιχεία βήμα προς βήμα, ούτως ώστε να υπάρχει πλήρης καταγραφή όχι μόνο των βημάτων, αλλά της ροής της πληροφορίας ως σύνολο, καθώς επίσης και των υπευθυνοτήτων.

Για το σχεδιασμό των Διεργασιών η AQS χρησιμοποιεί την καταξιωμένη μεθοδολογία ανασχεδιασμού S.I.P.O.C. (Supliers, Inputs, Process Outputs, Customers), η οποία περιλαμβάνει την ανάλυση της κάθε Διεργασίας στα δομικά της στοιχεία και τον καθορισμό των κριτηρίων επιτυχίας της, δηλαδή για κάθε μία θα καθορίζονται:

•  Supliers: Προμηθευτές με την ευρεία έννοια, όλοι όσοι παρέχουν κάθε μορφή input (εισροής).

•  Inputs: Εισροές, δηλαδή δεδομένα που είναι απαραίτητα για αυτόν που υλοποιεί το συγκεκριμένο τμήμα της διεργασίας.

•  Process: Διεργασία, δηλαδή τι υλοποιείται στις διάφορες φάσεις της λειτουργίας, με ποιόν τρόπο, ποιος, με ποια εργαλεία.

•  Outputs: Εκροές, δηλαδή ποια είναι τα αποτελέσματα, τα παραδοτέα δηλαδή σε κάθε φάση της διεργασίας.

•   Customers: Πελάτες, δηλαδή ποιοι είναι οι αποδέκτες των αποτελεσμάτων, των παραδοτέων.

Η μεθοδολογία SIPOC μας βοηθάει επίσης στον εντοπισμό προβλημάτων ανά βήμα της κάθε Διεργασίας. Για κάθε πρόβλημα καθορίζονται λύσεις και προγραμματίζεται η υλοποίησή τους σε συγκεκριμένη προθεσμία.

Τέλος προσδιορίζονται και αποτυπώνονται όλες οι απαραίτητες παράμετροι και κριτήρια επιτυχούς εφαρμογής (δηλαδή οι δείκτες ποιότητας και αποδοτικότητας και η τιμή – στόχος για κάθε δείκτη).

Παράδειγμα SIPOC

Ακολουθεί ενδεικτικό παράδειγμα εφαρμογής SIPOC στα τρία πρώτα βήματα μίας Διεργασίας Marketing Plan, όπου αναλύονται τα παραπάνω (Supliers, Inputs, Process, Outputs, Customers).

2. Αποτελεσματικός Εντοπισμός και Διαχείριση Κινδύνων

Στη μεγάλη πλειοψηφία των διεθνών Προτύπων έχει ενταχθεί η απαίτηση για διεξαγωγή πλήρους και αναλυτικής καταγραφής Απειλών, εκτίμησης Επικινδυνότητας και απόφασης για τη διαχείρισή τους από πλευράς Οργανισμού. Η AQS με την υψηλού επιπέδου τεχνική κατάρτιση των στελεχών της βοηθάει τους Οργανισμούς να εντοπίσουν τις περιοχές απειλών και αξιοποιώντας τα διεθνή πρότυπα και προδιαγραφές Risk Management (SO 31000, ISO/IEC 31010, ISO/TR 31004, κλπ), να αξιολογήσουν το επίπεδο έκθεσης και να αποφασίσουν για ενέργειες μείωσης της επικινδυνότητας.

Η AQS χρησιμοποιεί συγκεκριμένη μεθοδολογία που καλύπτει πλήρως τις απαιτήσεις των Προτύπων και λαμβάνει υπ’ όψιν τους εξής ποσοτικοποιημένους παράγοντες:

α) Την πιθανότητα να εμφανιστεί μια συγκεκριμένη επικίνδυνη κατάσταση.

β) Τις επιπτώσεις που θα έχει στη λειτουργία της εταιρείας και στην επίδοση του Συστήματος.

Η AQS έχει αναπτύξει ειδικό εργαλείο, το οποίο αυτοματοποιεί την παραπάνω διαδικασία και εφαρμόζεται σε για όλους τους κινδύνους. Ενδεικτική είναι εικόνα που ακολουθεί:

3. Σχεδιασμός Εύχρηστων Paperless Εργαλείων & Εφαρμογών

Η χρησιμοποιούμενη μεθοδολογία περιλαμβάνει τον σχεδιασμό και την εγκατάσταση εργαλείων και εφαρμογών σε ηλεκτρονική / paperless μορφή, με τη βοήθεια των οποίων αυτοματοποιείται, παρακολουθείται, μετριέται, ελέγχεται και αξιολογείται ηλεκτρονικά η υλοποίηση βασικών διεργασιών της επιχείρησης, εξασφαλίζοντας τη γρήγορη πρόσβαση στην πληροφόρηση και απαλλάσσοντας την επιχείρηση από την ανάγκη τήρησης τεράστιου όγκου εντύπων.

Παραδείγματα τέτοιων εργαλείων αποτελούν τα παρακάτω:

 

Ηλεκτρονική Βάση Διαχείρισης Προβλημάτων

 
 

Ηλεκτρονική Καρτέλα Μηχανήματος

 
 

Εφαρμογή Συντήρησης και Διακρίβωσης Εξοπλισμού

 
 

Εφαρμογή Διαχείρισης Έργων

 

4. Συνεχή Υποστήριξη – Εκπαίδευση στα στελέχη σας

Οι εξειδικευμένοι Σύμβουλοι της AQS βρίσκονται πάντα δίπλα στα στελέχη των πελατών μας με δράσεις εκπαίδευσης, υποστήριξης και coaching, όντας πολύτιμοι συνεργάτες τους στην προσπάθεια για βελτίωση και ανάπτυξη.

Η ομάδα των στελεχών – συμβούλων μας είναι στη διάθεσή σας, για κάθε παροχή κάθε πληροφορίας σχετικά με το σχεδιασμό και εγκατάσταση στην επιχείρησή σας, σε συνδυασμό ή αυτόνομα, Συστημάτων Διαχείρισης κατά τα παραπάνω πρότυπα. Επιπλέον σας παρέχει πληροφόρηση σχετικά με την πιστοποίηση προϊόντων και συστημάτων κατασκευαστών, καθώς και με άλλα πρότυπα ή οδηγίες, που βρίσκουν εφαρμογή στις δραστηριότητες της επιχείρησής σας.